为规范研究生档案管理，确保档案安全，根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定如下管理办法：
一、新生档案管理（9-10月份）
新生档案由各学院负责调取和接收。学院在发放《研究生录取通知书》和《调档函》时，需在《调档函》上明确注明档案接收详细地址、接收人及联系电话。
各学院在收到新生档案后要安排专人对档案材料逐一进行清查，填写《新生档案材料登记汇总表》，对在规定时间内档案未到的人员，在汇总表的备注栏注明原因。
根据国家相关政策，档案没调入学校的学生，一律不享受国家奖助学金，各学院要及时督促学生按时调档。为了不影响新生奖助学金的评定和发放，各学院须在10月10日之前将整理好的新生档案移交给研究生院，由研究生院统一保管。
二、日常档案查阅
需批量查询、核对、借阅本学院在校生档案材料的，由学院向研究生院提交申请（从研究生院网站上下载申请书一式两份）后，派专人来统一办理，不接受学生个人办理。
如因特殊情况，学生个人需查询、借阅本人档案，由学生本人向所在学院提交申请（从研究生院网站上下载申请书一式两份），如实说明查询事由及查询内容，经学院审批后到研究生院办理。
三、毕业生存档档案归档（6月份）
毕业研究生的存档档案包括研究生成绩单、学位申请及评定书、学术评议书、答辩材料、学位论文等材料，统一由学校档案馆作为永久资料保存。各学院在毕业生答辩结束后安排专人对存档档案进行整理，装订成册后直接移交给学校档案馆。
四、毕业生人事档案整理（6月份）
学生毕业时，各学院指定专人负责毕业生人事档案整理工作，按档案袋封面的《装档目录》将所有档案材料收集齐全后，按规定的时间节点进行装档。6月中下旬各学院完成装档工作，装档完毕后，按学号排序将人事档案移交研究生院，以便统一邮寄。
五、毕业生档案邮寄（7月份）
各学院在毕业生离校之前，准确收集毕业生人事档案投递单位、地址、收档人及联系电话、邮编等信息，提交研究生院；研究生院负责对装好的档案进行核对、封口、盖章后，根据各院提供的邮寄信息通过EMS特快专递统一邮寄。
六、投递查询（7月份以后）
研究生院将于7月中旬统一邮寄毕业生人事档案，并把投递单号公布在研究生院网站上，毕业生在8月份可通过“毕业生档案去向”查询系统查询档案去向和签收情况。
对于毕业后半年内未确定档案去向的毕业生人事档案，研究生院将档案发回毕业生原户籍所在地公共就业和人才服务机构保管。
长江大学研究生院
2016年5月10日
